La pénurie de personnel affecte depuis longtemps le système de santé canadien, mais l'arrivée de la COVID-19 a contraint les organisations à rationnaliser encore davantage l'utilisation de leurs ressources. Bien qu’il soit difficile d'évaluer les répercussions de cette pénurie sur le système de santé, l’Ontario Medical Association (OMA) estime à elle seule que plus de 20 millions de visites chez le médecin, de chirurgies et de tests diagnostiques accusaient un retard au mois de décembre 2021.

La façon dont les organisations de santé gèrent les horaires de leurs employés ne peut pas faire augmenter le nombre d'effectifs, mais elle peut avoir des répercussions positives sur la performance des équipes. C’est une des raisons pour lesquelles un nombre croissant d’hôpitaux et d’établissements de soins de longue durée canadiens abandonnent les feuilles de calcul et les solutions génériques de planification d’horaires.

Cet article expose cinq problèmes de planification propres au secteur des soins de santé qui peuvent être relevés avec des solutions de gestion d'horaires spécialisées afin d'atténuer les effets de la pénurie de main d'oeuvre.

1. LeS NOMBREUSES réglementations à respecter

Les organisations de santé doivent souvent prévoir du personnel pour couvrir des quarts de travail 24 heure sur 24, incluant des rotations de garde et des quarts fractionnés. Elles doivent y parvenir en se conformant à un éventail de règlements sur le droit du travail, notamment concernant les heures supplémentaires, les pauses et les périodes de repos. Ainsi, la planification des horaires peut rapidement devenir complexe et chronophage.

Toutefois, grâce à la prise en compte automatique des règlements en matière de soins de santé, les planificateurs d'horaires peuvent tirer parti d’algorithmes pour affecter rapidement le personnel aux quarts de travail en tenant compte de facteurs comme la disponibilité et la qualification professionnelle, mais aussi des obligations des conventions collectives, des directives de l’unité et plus encore.

2. LA FRÉQUENCE ÉLEVÉE DES Changements de dernière minute

Les gestionnaires sont souvent amenés à modifier l’horaire en raison d’événements imprévus comme les congés de maladie du personnel, les urgences liées aux patients et autres changements inattendus.

L’une des solutions à ce problème consister à envoyer des avis automatisés pour communiquer les quarts de travail à combler. Cette option permet aux gestionnaires de trouver rapidement un remplacement en cas de changements d’horaire de dernière minute, tout en respectant les exigences réglementaires. Les solutions spécialisées personnalisent les envois en fonction de critères et de priorités propres au milieu de la santé, puis les envoient par SMS ou par notification mobile, permettant ainsi au personnel d’accepter ou de refuser facilement les quarts de travail.

3. la difficulté à obtenir une vue d'ensemble du personnel

Dans les grands réseaux ou établissements de santé, il peut être difficile pour les gestionnaires de faire le suivi de tous les membres du personnel, de leur qualification professionnelle et de leur disponibilité.

Bien que de nombreux outils offrent une vue centralisée de tous les membres du personnel, les solutions de planification d'horaires développées spécifiquement pour le secteur des soins permettent de voir et de mettre à jour plus facilement les qualifications du personnel et leurs préférences en matière d’horaires. 

4. le peu DE lignes directrices sur les façons d’améliorer la gestion des horaires

À l’exception de leur propre expérience et de celle de leurs collègues, les planificateurs d'horaires bénéficient de peu de conseils sur les bonnes pratiques en matière de planification, en raison de la réalité particulière à chaque établissement de santé.

En utilisant une solution conçue exclusivement pour le secteur de la santé, les gestionnaires ont accès à des spécialistes en planification capables de les guider dans les processus les mieux adaptés à leur réalité et à leur mode de fonctionnement.  

5. Les contraintes budgétaires et de temps

Les organisations de soins de santé disposent souvent de budgets limités et la dotation en personnel peut représenter une dépense importante. Les solutions de planification des horaires développées spécifiquement pour le secteur de la santé permettent aux organisations d’optimiser leurs effectifs. De plus, elles sont plus susceptibles de répondre aux attentes budgétaires en matière de santé publique, en partie grâce aux caractéristiques propres à ce secteur.  

Inscrivez-vous à notre webinaire du 7 juin 2023 POUR EN APPRENDRE PLUS (anglais seulement)

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce qui motive les organisations de santé canadiens à investir du temps et de l’argent dans la mise en œuvre de solutions de planification d'horaires propres aux soins de santé? N’hésitez pas à vous inscrire à notre webinaire, The Increasing Need for Healthcare-Specific Staff Scheduling Solutions (Le besoin croissant de solutions de planification des effectifs propres au secteur de la santé). Vous découvrirez comment votre organisation pourrait améliorer ses processus de gestion des horaires au profit du personnel et des patients. Le webinaire sera donné en anglais. La version enregistrée du webinaire pourra être téléchargée après l’événement en direct.