Le contrôle des coûts opérationnels et l’amélioration de l’efficacité globale sont prioritaires pour la plupart des établissements de soins de santé au Canada. Il demeure toutefois un secteur opérationnel dans lequel l’optimisation des processus n’est pas encore totalement intégrée au niveau organisationnel : la gestion des horaires. Cet aspect crucial du travail des gestionnaires les oblige à lutter quotidiennement pour équilibrer les contraintes budgétaires et les besoins en personnel afin d’éviter les heures supplémentaires superflues et l’absentéisme.
L’optimisation d’un système de gestion d'horaires en milieu hospitalier représente une occasion tangible d’améliorer les processus existants et d’automatiser les tâches administratives. Avant d’illustrer les solutions technologiques disponibles pour résoudre les problèmes opérationnels, il est important de comprendre les causes des inefficacités et des incohérences dans les flux de travail, ainsi que leur impact sur les infirmières et les responsables des horaires.
Pour mieux comprendre les défis inhérents à la gestion d'horaires de soins infirmiers, analysons d’abord le cas de Sylvie, une infirmière à temps plein jonglant avec de multiples obligations personnelles et professionnelles. Sylvie s’attend à ce que les responsables des horaires et les gestionnaires veillent à son bien-être en respectant les conventions collectives et les règles de gestion, en plus de s’assurer qu’elle dispose de suffisamment de pauses et de temps libre pour favoriser un bon équilibre entre son travail et sa vie personnelle. Malheureusement, même les meilleurs responsables des horaires peinent à concilier les demandes du personnel infirmier et les besoins de leur unité.
Certaines des contraintes associées à la création d’un horaire de travail idéal pour les infirmières ne sont pas des paramètres optionnels, mais plutôt des exigences et des règles fixes qui doivent être satisfaites pour assurer une dotation de personnel optimale au quotidien. Ces exigences, comme les ratios infirmières-patients, l’ancienneté ou les heures de travail maximales, doivent être respectées puisqu’elles garantissent une meilleure cohésion au sein du personnel infirmier, en plus de réduire les risques pouvant affecter la qualité des soins prodigués aux patients.
Le fait de créer des horaires de soins infirmiers et d’honorer les demandes dans un délai précis est très exigeant dans cet environnement où tout se déroule rapidement. Selon leur taille, certains hôpitaux peuvent avoir plusieurs centaines d’infirmières comme Sylvie à leur emploi. Malgré la meilleure volonté des gestionnaires, la vie est pleine d’imprévus. En raison de la complexité et du fort volume des échanges entre les infirmières, les responsables des horaires et les gestionnaires, certaines demandes peuvent tomber dans l’oubli et occasionner beaucoup de désagréments dans la vie personnelle et professionnelle des employés concernés. Tout cela signifie qu’à plusieurs reprises, Sylvie et ses collègues devront peut-être accepter des quarts de travail ou des rotations qui ne respectent pas leurs demandes, qui contreviennent à leur convention collective ou qui les obligent à faire des heures supplémentaires superflues.
Bien qu’il puisse être rapide et facile de répondre aux besoins d’une seule infirmière, c’est la gestion de la somme des demandes provenant de plusieurs unités – voire d’un hôpital entier – qui devient problématique. Les horaires qui ne respectent pas les conventions collectives, qui ne correspondent pas aux disponibilités des infirmières ou qui occasionnent des heures supplémentaires peuvent causer de l’épuisement professionnel et émotionnel, du stress, des maux de tête et bien d’autres symptômes physiques. Ensemble, ces facteurs risquent de compromettre la qualité des soins aux patients et la sécurité du personnel. Un horaire mal planifié aura des conséquences au-delà de la simple logistique.
Le métier d’infirmière est très éprouvant mentalement, émotionnellement et physiquement. L’ajout de facteurs de stress inutiles liés à la gestion d'horaires entrave la capacité d’une infirmière à remplir ses obligations professionnelles et personnelles. Lorsqu’une employée dévouée comme Sylvie se sent stressée ou débordée, il est peu probable qu’elle soit à son meilleur, ce qui augmente significativement le risque d’absentéisme et de roulement de personnel.
Des canaux de communication incohérents et peu fiables ajoutent également au défi de répondre aux diverses exigences qui façonnent avec succès un horaire de soins infirmiers. Sylvie et son équipe ont de la difficulté à transmettre leurs demandes ou leurs disponibilités et n’ont presque aucune garantie que celles-ci seront respectées ou qu’un suivi sera effectué en temps opportun avant leur approbation. Il y a tout simplement trop de canaux par lesquels sont acheminées les demandes concernant les horaires. Les responsables des horaires doivent répondre à des messages textes, des messages vocaux, des messages directs et des courriels, en plus de notes manuscrites et de demandes faites en personne. Entravés par des tâches administratives et de bureau, ils ont du mal à suivre les demandes.
Le fait de ne pas pouvoir communiquer les changements d’horaires ou partager certains renseignements de façon efficace empêche le maintien d’un horaire précis en temps réel. Les responsables des horaires, notamment les infirmières-chefs ou les aides-infirmières, sont parfois incapables de mettre rapidement à jour les horaires. Il s’agit d’un processus manuel qui exige du temps et de la concentration pour éviter d’assigner des charges de travail inégales et d’entraver involontairement les soins aux patients. Pour Sylvie, un horaire non transparent et mal planifié l’obligera à réorganiser ses responsabilités personnelles ou à faire des heures supplémentaires après de longues journées de travail.
Au final, ces situations pourraient être évitées et n’existent qu’en raison de l’inefficacité des processus manuels de gestion d'horaires. Ces conditions difficiles minent inévitablement le dévouement des infirmières comme Sylvie, qui travaillent dur et qui respectent les protocoles établis. Les infirmières doivent suivre un processus de gestion dhoraires compliqué et vague qui ne peut tout simplement pas traiter leurs demandes. Dans un monde idéal, les infirmières communiqueraient leurs demandes spéciales et partageraient leurs disponibilités de manière claire et efficace grâce à un système unifié pouvant traiter les données automatiquement et mettre à jour les horaires modèles en temps réel.
Logibec a conçu une solution de gestion d'horaires entièrement intégrée qui facilite la communication et automatise les requêtes, tout en respectant les diverses exigences budgétaires et réglementaires, de même que les disponibilités de chacun.
La solution Gestion des horaires et analytique de Logibec est spécialement conçue pour gérer les complexités liées à la gestion d'horaires du personnel du réseau de la santé canadien. Elle offre une vue d’ensemble du processus de gestion d'horaires des infirmières et permet aux hôpitaux d’économiser du temps, de l’argent et des ressources administratives. La solution numérique de Logibec aide les infirmières comme Sylvie à éviter des heures supplémentaires superflues et imprévues, à concilier leur travail et leur vie personnelle et à se dévouer pleinement à leurs patients. Le système reconnaît instantanément les conflits et sait automatiquement quels employés doivent être prioritaires. Il offre aux hôpitaux un système de gestion des horaires numérique organisé, professionnel et adaptable qui allège la tâche des infirmières, des responsables des horaires et des gestionnaires.
Les hôpitaux ont désormais un point de contact unique pour les infirmières, les responsables des horaires et les administrateurs, qu’ils peuvent utiliser tant par ordinateur qu’avec leur appareil mobile. Le système crée un flux de communication qui élimine le besoin d’autres canaux et les remplace par un seul outil de gestion d'horaires, accessible sur le Web et en temps réel. La solution Gestion des horaires et analytique de Logibec réduit les heures supplémentaires superflues et l’absentéisme, automatise les remplacements de quarts et aide à bâtir un lien de confiance entre le personnel infirmier et les responsables des horaires, grâce à sa transparence.
Vu l’omniprésence de la technologie dans notre société, il est impératif d’exploiter la puissance d’une solution numérique de gestion d'horaires complète pour minimiser les contraintes administratives infligées aux ressources hospitalières et aider les équipes de soins infirmiers à mieux concilier travail et vie personnelle. Nos recherches montrent que l’impact financier est énorme et que les effets positifs sur la rétention des employés et les taux de rotation sont indéniables. Cela dit, les avantages les plus importants sont les moins tangibles : un personnel infirmier en bonne santé et productif est plus performant lorsque l’équipe de direction lui donne les moyens de prodiguer des soins de haute qualité aux patients.
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