Moderniser ses solutions financières et matérielles : entrevue client

Pour s’arrimer aux ambitions technologiques du réseau de la santé québécois, les hôpitaux sont amenés à moderniser leurs solutions informatiques à plusieurs niveaux. Sur le plan de la gestion financière et matérielle, certains commencent déjà à prendre les devants en rehaussant leurs solutions Logibec Gestion des ressources financières (GRF) et Gestion des ressources matérielles (GRM) pour obtenir Gestion financière et matérielle (GFM), une solution unique qui fusionne les deux bases de données.

Pourquoi procéder à un tel rehaussement? Découvrez une entrevue avec une spécialiste en procédés administratifs au Service de l’approvisionnement et logistique d'un hôpital ayant procédé au rehaussement.

1. Quel est le principal défi de votre hôpital sur le plan de la gestion financière et matérielle?

« Notre plus gros défi consiste à faire du ménage dans la base de données afin qu’elle soit fiable et qu’elle puisse produire des rapports de qualité, et cela dans les meilleurs délais. »

2. Pourquoi avoir entamé le rehaussement technologique de Logibec GFM pendant la pandémie?

« Nous voulions faciliter l’utilisation du système en télétravail et l’utiliser à son plein potentiel. Ultimement, nous visons une gestion financière et matérielle en mode Web, car nous sommes intéressés par les possibilités analytiques que ce mode rend possible. Nous savions que nous devions d’abord fusionner nos bases de données financières et matérielles, comme le propose le rehaussement. »

3. Quels changements avez-vous observés depuis le rehaussement technologique?

« Le système est beaucoup plus rapide. J’ai reçu plusieurs bons commentaires à cet effet. Autrement, ce sont des améliorations par-ci par-là qui facilitent notre vie, par exemple les nouveautés entourant la gestion des stocks. »

4. Le rehaussement a-t-il facilité la connexion à distance comme vous l'espériez?

« Oui. Maintenant, Logibec GRM est virtualisé : nous pouvons l’utiliser et recevoir des mises à jour sans que l’application n’ait à être installée sur notre poste. Cette nouveauté a beaucoup plu à mes collègues en technologies de l’information, car cela facilite leur gestion des accès. »

5. Combien de temps a pris le projet de rehaussement dans son ensemble?

« À partir du moment où le projet a été planifié, trois mois. Comme nous sommes dans un domaine où plusieurs des personnes requises sont très en demande, je suis personnellement satisfaite de ce délai. Si ce n’était pas de certaines technicités internes, nos équipes auraient même été prêtes à livrer plus tôt. La collaboration s’est très bien passée. »

6. Les changements ont-ils nécessité un temps d'adaptation?

« Oui. Pour les personnes qui, comme moi, ont l’habitude avec le système, cela prend 24 h à 48 h d’adaptation, notamment en raison du changement de position de certaines icônes. Autrement, nous avons organisé de courtes formations pour les requérants afin que ces derniers soient au courant des quelques changements qui les allaient les concerner. Nous avons également diffusé une capsule vidéo et des guides. »

7. Comment s'est déroulée votre expérience avec l'équipe de Logibec?

« La collaboration avec Logibec a été exceptionnelle. Je suis très satisfaite du gestionnaire de projet qui nous a été dédié. Ensemble, nous avons mis en place des canaux de communication directs comme Teams et Smartsheet. Lorsque je voyais un problème, j’en faisais mention dans Teams, et en 20 minutes, le problème pouvait être réglé. Le personnel de notre hôpital a également été remarquable, car il a compris la pertinence du projet et m’a permis d’y investir du temps. »

8. Quels conseils donneriez-vous à un établissement de santé qui souhaiterait lui aussi rehausser Logibec GFM?

« La clé du succès, selon moi, c’est de libérer du temps à une personne dédiée qui connaît le produit. Dans l’hôpital, il faut une personne responsable du projet ainsi que la collaboration de l'équipe TI. Du côté du fournisseur, donc de Logibec, il faut de la réactivité et de l’écoute. J’ai eu la chance d’avoir tout cela. Aussi, je recommanderais de mettre en place des outils de travail en ligne qui permettent d’interagir rapidement. »

9. Une fois le rehaussement terminé, que recommanderiez-vous?

« Pour notre part, nous avons trouvé pratique de créer une cellule post-installation sur Teams avec quelques acteurs clés. Celle-ci servait à répertorier et corriger rapidement les problèmes pouvant nécessiter des ajustements. Les questions-réponses étaient souvent rapides, beaucoup plus que lorsqu’on essaie de se joindre par téléphone ou par courriel. »

10. Finalement, recommanderiez-vous le rehaussement technologique de Logibec GFM, et si oui, pour quelles raisons?

« Oui, je le recommande. Surtout pour la facilitation du télétravail, mais aussi pour la vitesse accrue de l’application et l’environnement travail modernisé. Les nouvelles fonctionnalités sont davantage en phase avec les défis d’aujourd’hui en matière de gestion financière et matérielle, comme la gestion des devises étrangères ou la décentralisation budgétaire.

Aussi, je crois que la perspective de gérer nos données sur le Web et d’avoir accès à des modules d’intelligences d’affaires dans le futur est motivant pour nous, les administrateurs du milieu de la santé. C’est ce dont nous avons besoin pour gérer nos ressources financières et matérielles plus efficacement, au bénéfice de tout le réseau, incluant les patients. »

*Veuillez noter que par souci d’équité envers ses fournisseurs, l’établissement de santé a jugé préférable de ne pas signer l’entrevue.