DAL.IA, l’intelligence artificielle au service de la chaîne d’approvisionnement

Rencontre avec Mme Anne Nguyen, Directrice des produits, de l’analytique et de l’innovation chez Logibec, responsable du développement du produit.

1 - Nous nous entretenons aujourd’hui afin de discuter du projet DAL.IA que vous chapeautez, en collaboration avec le Centre hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM), au service de l’approvisionnement et de la performance des hôpitaux du Québec. Pourriez-vous me parler du projet?

« DAL.IA est un projet qui s’adresse aux équipes qui ne sont souvent pas les premières à qui l’on pense quand un centre hospitalier décide d’intégrer l’intelligence artificielle à ses activités. En réponse à la croissance importante des coûts liés à ses opérations, le réseau de la santé a misé sur des solutions d'économies axées sur la gestion du matériel au prix le plus bas, les regroupements d'achats et la gestion par minima-maxima, qui consiste à renflouer les stocks au niveau maximal lorsqu’ils atteignent un seuil minimal. Force est de constater que ce modèle, s’il produit ce qui semble être des économies à court terme, n’élimine pas pour autant les possibilités de ruptures de stock – qui entraînent à leur tour de nombreuses conséquences susceptibles de se cumuler. La première et la principale : la fragilisation du lien de confiance des intervenants et des patients envers l’établissement quant à la disponibilité du matériel. Les coûts parfois onéreux des dépannages en urgence représentent aussi des effets néfastes des ruptures de stock.

Logibec continue d’accroître son expertise en approvisionnement en investissant davantage dans le développement d’outils mieux adaptés aux changements technologiques, aux contraintes géographiques et à la demande croissante de prestation de soins. La solution Gestion financière et matérielle (GFM) répond aux besoins d’efficacité opérationnelle et financière de l’ensemble des établissements du réseau de la santé au Québec. Elle est appréciée entre autres pour son interopérabilité élevée avec les outils périphériques et sa flexibilité d’adaptation à la structure administrative de chaque établissement. Au cours des dernières années et des derniers mois, l’équipe d’experts de Logibec a concentré ses efforts sur la création d’un module prédictif propulsé par l’intelligence artificielle. Ce module, DAL.IA, c’est l’intelligence artificielle mise au service de la chaîne d’approvisionnement. DAL.IA nous fait passer de l’époque « action-réaction » à celle de « prédiction-action ». L’outil permettra aux administrateurs d’éviter des situations d’urgence en optimisant l’approvisionnement du matériel. »

2 - Qu’est-ce qui a motivé ce projet?

« La croissance exponentielle de la demande en prestation de soins, tant de courte que de longue durée, entraîne une augmentation constante des coûts qui s’y rattachent. Jusqu’ici, le réseau a mis l’accent sur les économies à court terme, mais on s’aperçoit maintenant que ce modèle d’économie n’est pas durable, puisqu’il ne tient pas compte du niveau d’usage réel du matériel. Les critères de saisonnalité, de qualité selon le contexte et le niveau de gaspillage doivent être diligemment évalués et calculés pour instaurer un changement. Présentement, aucun outil technologique ne permet de prédire les risques de ruptures d’inventaire. Cependant, ces ruptures peuvent avoir des conséquences coûteuses pour un centre hospitalier, notamment lorsqu’elles entraînent des annulations de chirurgies. Il s’agit malheureusement d’une réalité. L’élimination des déboursés inutiles demeure une préoccupation majeure, mais les patients demeurent notre priorité. Tous les centres hospitaliers affichent un pourcentage non négligeable de chirurgies annulées en raison d’une salle d’opération qui n’a pu être ravitaillée adéquatement. Nous sommes tous sensibles à ça. L’analyse prédictive de DAL.IA assurera la disponibilité des stocks et aura un effet positif sur la diminution des taux d’annulation dans les établissements.

Pour développer le projet pilote, Logibec a regroupé deux partenaires de taille. Le premier est le Centre hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM). Reconnu pour son désir de contribuer à l’évolution du réseau de la santé, notamment grâce à l’intelligence artificielle, et compte tenu du volume de transactions annuelles et de produits en circulation quotidienne dans l’établissement, le CHUM offre des conditions idéales pour développer un projet comme DAL.IA. L’établissement de santé utilise également notre solution GFM depuis plusieurs années. D’ailleurs, le processus d’approvisionnement de l’établissement est hautement numérisé, ce qui permettra à l’équipe non seulement de collecter une grande quantité d’information, mais aussi de travailler avec des données réelles et de qualité.
Le deuxième partenaire est Scale AI, un pilier central de l’écosystème d’intelligence artificielle au Canada. La mission de l’entreprise est de favoriser l’excellence technologique en soutenant le développement innovateur et les percées dans le domaine des technologies. Le soutien de Scale AI dans ce projet témoigne de la pertinence et du bien-fondé du produit. »

3 - Quels sont les défis ou embûches auxquels vous faites face?

« Dans le cadre de ce pilote, nous avons choisi de développer deux modules : la prédiction de l’état de livraison et la prédiction de la consommation. La prédiction de l’état de livraison identifie le risque qu’une ligne de commande soit incomplète ou en retard lorsqu’une prochaine commande sera émise. Le volet de prédiction de la consommation, quant à lui, prédit les variations de la consommation, les anomalies et les quantités à consommer dans le temps. Le risque zéro n’existe pas, mais nous nous sommes assurés de mettre en œuvre un projet dont le niveau de risque est faible. Dans un projet d’intelligence artificielle, les enjeux principaux sont la quantité et la qualité des données – c’est d’ailleurs pour cette raison que nous avons choisi des partenaires dotés d’une imposante expertise en sciences de la donnée. Jusqu’ici, nous n’avons identifié aucun risque par rapport au bassin des données mis à notre disposition pour le projet pilote. Bien sûr, nous devons départager les données « COVID » des données dites historiques afin d’arrimer les modèles de prédiction en fonction de situations réelles. »

4 - Bien que le projet soit encore en développement, pouvez-vous nous partager vos prédictions? Quels résultats espérez-vous obtenir à la suite de l’implantation de DAL.IA?

« Nous avons de grandes ambitions pour le projet DAL.IA. Les coûts de la chaîne d’approvisionnement sont l’une des dépenses les plus importantes pour le réseau de la santé et peuvent représenter jusqu’à un tiers des dépenses d’exploitation totales de certains hôpitaux. En tout, cela représente environ 3 milliards de dollars pour l’ensemble de la province. Revenons à l’exemple des annulations d’interventions chirurgicales. Ariane Lacoursière, journaliste à La Presse, mentionnait en avril 2016[1] qu’au CHUM, environ 6 % des chirurgies devaient être annulées. De ce pourcentage, 19 % l’étaient en raison d’une rupture d’inventaire. Par ailleurs, des événements récents comme les catastrophes naturelles et les éclosions de maladies infectieuses ont mis en lumière les défis posés par les perturbations de la continuité de l’approvisionnement.

Le premier résultat visé avec l’implantation de l’outil DAL.IA est d’assurer la continuité de l’approvisionnement, peu importe le contexte, en plus de réduire les surcoûts. Par conséquent, l’établissement observera une plus grande fluidité dans l’ensemble de ses activités. De la salle d’opération à la cuisine, en passant par les plateaux techniques, tous les départements et unités de soins en bénéficieront. Les patients aussi en profiteront, puisqu’ils sont au bout de la chaîne d’approvisionnement.

Les économies ne se traduisent pas seulement par un approvisionnement rationalisé et à meilleur coût : on doit également compter les économies en termes de durée d’hospitalisation, pour chaque cas où un patient verra son séjour prolongé en raison d’un retard ou d’une rupture dans la chaîne d’approvisionnement. Un lit qui ne se libère pas dans les temps initialement prévus occasionnera des retards sur toutes les autres admissions. Cela peut mettre en péril la sécurité de certains patients.

Au-delà de ces considérations quantifiables, Logibec a aussi à cœur la satisfaction des patients, du personnel clinique et des acteurs de la chaîne d’approvisionnement. L’automatisation des processus visant à éliminer les tâches manuelles et répétitives représente une forme d’intelligence artificielle. L’automatisation est de plus en plus utilisée, car ce processus libère les professionnels de la santé de la bureaucratie afin qu’ils accordent plus de temps aux patients. Nous sommes convaincus que DAL.IA a le potentiel de devenir un outil incontournable de la gestion hospitalière, et ce, à la grandeur du Québec. »

5 - Quelles sont les prochaines étapes avant la commercialisation?

« Il s’agira de développer une preuve de concept avec nos partenaires, ce qui nous permettra d’aborder les besoins de l’ensemble du réseau de la santé, mais aussi d’approcher les marchés canadien, américain et européen. Les équipes sont complètes. Nous avons obtenu toutes les approbations dont nous avions besoin. Les prochaines étapes s’articulent autour des infrastructures, des bassins de données et de la sécurité de celles-ci. Ce sont des étapes très techniques. »

6 - Quelles sont vos recommandations pour faciliter la gestion du changement au sein d’un établissement ou plus précisément, du département d’approvisionnement?

« Nous devons nous assurer d’avoir un minimum de compréhension de la « prédiction » de la part des utilisateurs finaux. C’est indispensable pour une bonne adoption du produit et, surtout, pour une adoption harmonieuse. C’est pourquoi il faut impliquer les acteurs de la chaîne d’approvisionnement le plus tôt possible pour leur permettre une appropriation graduelle de l’outil. Le département des technologies informatiques (TI) doit également faire partie du développement de la solution, car il doit acquérir rapidement les connaissances nécessaires pour maîtriser l’outil lorsqu’il sera prêt à être implanté. Le succès d’une telle initiative repose sur l’implication de toutes les parties prenantes. Un plan de formation doit aussi être élaboré afin d’obtenir un taux d’adoption élevé. »

7 - Selon vous, pourquoi l’innovation est-elle essentielle pour le réseau de la santé du Québec?

« Chez Logibec, nous voyons le potentiel infini de l’intelligence artificielle dans les activités du réseau de la santé. Toute la gestion hospitalière présente des occasions d’innovation intéressantes appuyées par l’intelligence artificielle. Pensons simplement à la gestion des arriérés de chirurgies, un sujet chaud qui se prête parfaitement au développement d’outils d’intelligence artificielle. Ou encore aux plateformes de soins virtuels qui s’adaptent tant aux besoins qu’aux préférences des patients pour leur créer des programmes de suivi, de rétablissement, de réhabilitation ou de prévention et qui constitueront, à terme, une partie de la solution postpandémique. Il y a tant d’idées et d’innovations à exploiter, surtout dans le contexte actuel où notre réseau est affaibli, mais mûr pour des transformations de fond. DAL.IA sera notre première avancée majeure dans le domaine de l’intelligence artificielle, mais nous n’en resterons pas là! Tant par son côté novateur que par sa robustesse, DAL.IA nous apportera légitimité et reconnaissance dans le petit monde de l’intelligence artificielle, ce qui nous permettra ainsi d’aller « un peu plus haut, un peu plus loin ». Ce qui motive nos troupes dans le développement d’outils technologiques, c’est le bien-être, la sécurité et le confort des professionnels de la santé et des patients – sans oublier l’accessibilité aux soins en temps opportun. »

Le module DAL.IA sera offert avec la suite 8.0 de la solution Gestion financière et matérielle (GFM). Contactez un membre de l’équipe Logibec afin de mettre en place votre plan de rehaussement progressif. Le rehaussement technologique du produit GFM s’effectue tout en maintenant la continuité de vos actifs. Démarrez le processus et bénéficiez aussitôt d'outils modernes plus performants, flexibles et conviviaux.

[1] Données obtenues par la journaliste grâce à la Loi sur l’accès à l’information.