COVID-19 | Les défis de la gestion manuelle des horaires du personnel hospitalier

Dans la plupart des établissements de soins de santé au Canada, les infirmières sont les principales soignantes et jouent un rôle crucial dans la prestation de soins et de traitements de soutien. Par conséquent, les centres de soins de santé ont besoin de personnel infirmier 24 heures sur 24 à longueur d’année.

Les infirmières ont l’habitude de travailler selon des horaires irréguliers et de s’adapter aux changements. Cependant, la crise de la COVID-19 a entraîné une charge de travail écrasante pour le personnel hospitalier à l’échelle du pays. Les circonstances sans précédent de la pandémie entraînent la réorganisation des unités hospitalières, une formation supplémentaire sur les nouveaux protocoles mis en place et des responsabilités accrues attribuées aux infirmières. Cette situation affecte directement la vie personnelle des travailleurs de la santé de première ligne et de leurs familles.

Selon un article publié par le Globe and Mail [anglais seulement], « les recherches préliminaires suggèrent des taux élevés de dépression, d’anxiété et d’épuisement professionnel. Plus troublant encore, les statistiques indiquent que les travailleurs de la santé sont parmi les plus susceptibles d’attraper le virus eux-mêmes – surtout lorsque les quarts de travail sont longs et qu’il ne reste plus d’équipement de protection ».

De nombreux centres de santé canadiens ont déjà recensé des cas de COVID-19 et le personnel ayant été exposé au virus est maintenant en quarantaine. Selon un article de la CBC [anglais seulement], « d’autres infirmières ont déclaré qu’elles évitent une exposition potentielle au virus en ne se relayant pas dans les unités de soins intensifs ou les centres d’évaluation ».

Il a été fortement recommandé par l’article scientifique Special attention to nurses' protection during the COVID-19 epidemic [anglais seulement], publié dans la revue de santé en accès libre BMC, « d’établir un horaire de travail scientifique et raisonnable pour les infirmières ». Une gestion appropriée des horaires du personnel pourrait réduire le risque d’infection des infirmières lorsqu’elles interagissent avec des patients porteurs de la COVID-19.

Gestion manuelle des horaires du personnel en contexte de pandémie

Les hôpitaux et les établissements de soins de santé sont donc pris dans un délicat exercice d’équilibre, qui vise à maintenir une couverture adéquate en termes d’horaires et de compétences, tout en gérant les préférences de disponibilité des employés afin qu’ils puissent assumer leurs responsabilités familiales.

L’inefficacité des horaires des infirmières n’est certainement pas le seul facteur qui fait que ces dernières se sentent surchargées ou qu’elles ont du mal à trouver un équilibre entre leur vie personnelle et professionnelle. Cependant, l’amélioration des processus de gestion des horaires offre des avantages immédiats pour l’environnement de travail des infirmières, particulièrement dans des périodes imprévisibles comme cette pandémie de la COVID-19.

Aujourd’hui encore, de nombreuses infirmières en chef ou équipes d’administration d’unités planifient les horaires à la main ou avec une aide numérique limitée. Une infirmière en chef peut être très compétente en tant que prestataire de soins de santé et gestionnaire du personnel, mais la gestion manuelle des horaires est une tâche longue et difficile. Le processus manuel d’affectation des quarts de travail est assez rigide et peut difficilement supporter les répercussions des multiples changements d’horaires qui se produisent simultanément et quotidiennement.

Les unités hospitalières accomplissent des tâches et des fonctions complexes qui exigent une tenue de dossiers approfondie afin de respecter le budget et de répondre aux résultats en matière de santé, de sécurité et de satisfaction des patients. En raison de cette longue liste de priorités, les gestionnaires n’ont parfois d’autre choix que de mettre les besoins des infirmières au second plan. Par exemple, la CBC rapporte que « comme les hôpitaux admettent plus de patients atteints par la COVID-19, les infirmières pourraient être contraintes de travailler ».

Comment l’automatisation de la gestion des horaires du personnel infirmier peut-elle aider la ligne de front en cas de pandémie? 

L’utilisation d’une plateforme numérique de gestion des horaires des infirmières présente plusieurs avantages, surtout en temps de pandémie. En intégrant un tel logiciel, les hôpitaux et les établissements de soins de santé peuvent :

• Assurer une couverture suffisante en termes de personnel et de compétences pour chaque quart de travail;
• Combler les quarts vacants plus rapidement et plus efficacement;
• S’adapter rapidement aux exigences qu’impose l’augmentation du niveau d’acuité des patients;
• Combler le besoin de personnel infirmier à temps plein;
• Prévenir les dépassements de coûts;
• Maintenir le respect des conventions collectives et des règles commerciales;
• Réduire les heures supplémentaires superflues;
• Augmenter la productivité et le niveau d’engagement du personnel;
• Rapporter, surveiller et mesurer les activités de gestion des horaires en temps réel.

Bien que l’automatisation de la gestion des horaires du personnel infirmier ne résoudra pas tous les problèmes auxquels il est confronté au quotidien, les outils numériques de gestion des horaires peuvent aider le personnel hospitalier à être mieux préparé en ayant accès à des horaires équitables qui tiennent compte de tous les critères de planification, aussi complexes soient-ils.