Bien que la COVID-19 ait accéléré le taux de rendez-vous médicaux en téléconsultation, plusieurs types de rendez-vous doivent encore être effectués en personne. Pensons seulement aux rendez-vous en imagerie ou à ceux qui nécessitent un examen physique, pour lesquels la présence physique du patient est nécessaire.
L’alerte orange a été annoncée dimanche par le gouvernement du Québec pour cinq régions : Montréal, Chaudière-Appalaches, Québec, Laval et Outaouais. Selon Radio-Canada, « cette annonce survient alors que la province a enregistré dimanche 462 nouveaux cas de COVID-19 au cours des dernières 24 heures. Le nombre de nouvelles infections augmente depuis la fin août. »
Lorsqu’on parle de rendez-vous en présentiel, on pense automatiquement aux salles d’attente et l’image qui nous vient le plus souvent est celle d’une pièce bondée de patients. Avec la province qui se mobilise pour affronter la deuxième vague de la COVID-19 ainsi que toutes les directives entourant la distanciation physique, que peuvent faire les établissements de santé pour respecter ces nouvelles normes dans les salles d’attente? Et comment communiquer efficacement ces mesures aux patients?
Lorsqu’il obtient un rendez-vous, un patient s’attend à être accompagné et informé jusqu’au moment de sa consultation. La communication avec le patient devient alors un point central pour confirmer l’heure de son rendez-vous et lui fournir des informations telles que les procédures à suivre, le lieu exact, etc. Toutes ces précautions permettent d’éviter des déplacements inutiles pour un examen ou une consultation qui ne peut avoir lieu faute de prérequis non respectés et des pertes de plages horaires si précieuses. Or, comme on peut le constater, pour s’assurer d’une efficacité du processus, il existe alors plusieurs moments où un agent administratif se doit de contacter un patient.
Tous les jours, il se prend entre 500 et 2000 rendez-vous dans un établissement de santé. Pour chacun de ces rendez-vous, il y aurait idéalement un minimum de trois communications en plus des appels pour informer les patients des changements de dernière minute.
Pour les agents administratifs et coordonnateurs de rendez-vous, communiquer avec chaque patient est fastidieux. L’emploi d'outils de communications automatisées peut faciliter leurs tâches quotidiennes, limiter les erreurs humaines potentielles et optimiser leur temps. De plus, l’automatisation des communications permet de mieux accompagner les patients dans leur navigation au sein du système de santé.
En effet, l'outil Communication automatisée du module de gestion eRendez-vous de Logibec eClinibase facilite le processus de confirmation des rendez-vous auprès des patients par un message enregistré envoyé par le biais d’un appel téléphonique, d’un courriel ou d’un texto.
Les patients ayant confirmé leur rendez-vous médical reçoivent alors la procédure à suivre en amont de leur consultation. Par exemple, cette notification pourrait leur communiquer des directives telles que le besoin d’être à jeun, d’apporter des vêtements appropriés pour la prestation de soins ou de ne pas oublier de porter un masque lorsqu’ils se présenteront à l’hôpital.
Avec l’incertitude amenée par la COVID-19, les communications automatisées peuvent également servir à annoncer, en lot, à tous les patients d’une certaine clinique que leur rendez-vous a été annulé ou déplacé à une date ultérieure.
Afin de faciliter la gestion des files d’attente et le respect de la distanciation physique, une fois le jour du rendez-vous arrivé, le patient peut être dirigé à une borne d’accueil de l’hôpital. À la borne, le patient est alors en mesure de répondre à un questionnaire qui permet d’évaluer s’il présente des symptômes de la COVID-19, puis de s’enregistrer dans la file d’attente virtuelle. Le patient a également la possibilité d’entrer son numéro de cellulaire afin de recevoir une communication au moment où il doit se présenter dans la salle de traitement.
Cet enregistrement informe le personnel hospitalier que le patient est bel et bien arrivé sur les lieux et d’ajuster leur temps en conséquence. On propose au patient d’attendre dans un lieu sécuritaire et propice à la distanciation physique, tel que la cafétéria, dans son véhicule ou à tout autre endroit jugé approprié. Les communications automatisées sont ensuite utilisées pour notifier le patient, par texto, du temps d’attente et de lui annoncer que l’équipe clinique est prête à l’accueillir à son rendez-vous.
Ce processus, facilité par des outils informatiques, permet de limiter l’achalandage des salles d’attente en milieu hospitalier en temps de pandémie grâce à des communications claires au moment opportun.
Avec l'outil Communication automatisée du module de gestion eRendez-vous de Logibec eClinibase, les patients restent informés et peuvent respecter les nouvelles normes de sécurité établies par la santé publique. Les intervenants de santé, quant à eux, ont l’information en temps réel de la situation grâce à leur file d’attente virtuelle et sont outillés pour une meilleure gestion du temps et des mouvements.
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