Nouveautés LGI Approvisionnement 2022 : Réception Réquisition Web

La pénurie de main-d’œuvre exacerbée par la demande croissante en prestation de soins pressent les établissements et les acteurs du réseau à mettre en place des mesures qui viendront au secours du personnel actuellement au front. Du point de vue de la gestion matérielle, d’autres enjeux préoccupent : mises à jour laborieuses des systèmes, efficacité opérationnelle ralentie, recrutement et rétention de personnel difficiles, pertes financières, etc.

Des solutions phares plus rapides, plus conviviales et plus flexibles

En réponse à ces préoccupations, Logibec annonce la disponibilité d’une nouvelle solution Web ayant pour objectif premier de répondre à la démarche gouvernementale OptiLab. « Nous devions réécrire le module Réception Réquisition et faire en sorte qu’il soit plus performant et qu’il facilite les ventes des laboratoires serveurs aux clients satellites d’une grappe », souligne Vincent Douville, directeur de produit.

Le processus de réquisition de matériel a été allégé et grandement modernisé. Les requérants, peu importe leur rôle au sein de l’établissement, peuvent ainsi accorder plus de temps aux tâches à valeur ajoutée et aux initiatives ayant pour cible le mieux-être du patient.

Voici une sélection de 10 nouveautés du module Réception Réquisition Web de Logibec Gestion des ressources matérielles.

1. Une seule fenêtre pour consulter plusieurs sections

Contrairement à la solution serveur, Réception Réquisition Web regroupe l’information de plusieurs sections dans une seule fenêtre. L’information est hiérarchisée en fonction du degré d’importance pour les requérants. Prenons, par exemple, l’écran Aperçu de la réquisition dans lequel s’affiche le détail d’une ligne de réquisition (le produit demandé, la date et les quantités requises, le coût et le lieu de livraison), le statut, le nombre de jours s’étant écoulés depuis la demande et la personne en charge de l’autoriser. Pour accéder à l’information, l’utilisateur devait auparavant ouvrir plusieurs écrans.

L’écran Aperçu de la réquisition affiche des informations sur le produit sélectionné.

2. Nouvel écran pour alléger le suivi des réquisitions

Le nouvel écran Suivi des réquisitions offre aux requérants une lecture simplifiée et allégée de l’information. Suite à la connexion, un filtre s’applique automatiquement pour que l’écran Suivi des réquisitions n’affiche que les lignes adressées au requérant connecté.

Un bandeau est épinglé au haut de la page et indique le nombre d’items en fonction de leur statut :

• À traiter
• À compléter
• En autorisation
• En cours de préparation
• En commande
• Le nombre d’items en livraison partielle

Les lignes de réquisition, elles, affichent :

• Une plus longue description du produit (65 caractères)
• La quantité demandée
• La date requise
• La date de livraison prévue
• Le statut de la commande

L’écran Suivi des réquisitions offre une vue d’ensemble des produits réquisitionnés et permet de forer vers la fenêtre Réquisition.

3. Indicateurs visuels conçus pour mieux identifier les anomalies

L’ajout d’indicateurs visuels sur les lignes de réquisition dirige l’attention de l’utilisateur vers, par exemple, des commandes en retard ou des commandes pour lesquelles de l’information doit être mise à jour.

4. Champs dynamiques dans la création d'un modèle ou d'une réquisition

Un bouton d’action a été ajouté à plusieurs endroits dans l’application pour un accès rapide à la création d’un modèle ou d’une réquisition. Peu importe où il se trouve, l’utilisateur n’est qu’à un clic d’ouvrir l’écran Réquisition ou Modèle de réquisition.

La préparation d’une réquisition s’exécute de la même façon que sur la version serveur et requiert les éléments d’information standards. La nouveauté de Réception Réquisition Web s’inscrit dans l’ajout de champs dynamiques. Dès qu’une unité administrative est sélectionnée, l’en-tête de la réquisition se remplit avec l’information qui s’y rattache. Sans la fonction d’en-tête rapide, l’utilisateur doit saisir manuellement le lieu de livraison, le site et l’adresse. Une information incorrecte peut mener à l’imputation d’une dépense à la mauvaise unité administrative. Désormais, le choix de l’unité administrative suffit pour assurer la validité des informations du compte et l’écriture adéquate de la dépense dans la charte comptable.

La préparation d’une réquisition pour un produit non catalogué requiert une description, la quantité, l’unité statistique, l’unité de distribution, le coût, le pourcentage de taxe et le segment de la classification. Ces paramètres peuvent être modifiés à tout moment dans l’application serveur. Le processus d’autorisation des requêtes, lui, est défini par l’administrateur du système.

En ce qui a trait aux modèles de réquisition, l’utilisateur bénéficie toujours des options suivantes :

• Copier un modèle de réquisition
• Créer un modèle à partir d’une réquisition existante
• Créer un modèle en fonction de l’historique de consommation d’une unité administrative

L’impression des modèles de réquisition demeure aussi accessible dans la version Web.

5. Approbations et refus en lot

Le gestionnaire dispose désormais d’options pour approuver et refuser les réquisitions en lot. Cette fonctionnalité s’adresse aux gestionnaires et vise à accélérer les processus d’autorisation.

6. Ajout de notes justificatives

Une autre nouveauté de l’application Réception Réquisition Web est qu’il est maintenant possible d’ajouter des notes justificatives pour les réquisitions refusées. Cette initiative a pour objectif de faciliter l’échange d’information entre les parties.

7. Filtres pour faciliter la recherche

La recherche d’une réquisition s’effectue dans le contexte de l’écran de suivi ou avec le moteur de recherche. Ce dernier combine plusieurs filtres, notamment :

• L’unité administrative
• Le requérant
• Le site
• Le lieu de livraison
• La date de création

Il est également possible d’inclure à la recherche les réquisitions archivées. Une fois l’item isolé, l’utilisateur n’a qu’à cliquer pour afficher l’écran Aperçu de la réquisition.

Les filtres de recherche de réquisitions peuvent être affichés et cachés à l’aide du bouton Filtrer. Les filtres appliqués demeurent visibles au haut de l’écran et peuvent être retirés en cliquant sur le « x ».

8. Naviagtion inspirée des meilleures pratiques du e-commerce

L’expérience de magasinage de produits s’est elle aussi bonifiée. La recherche s’apparente maintenant aux pratiques universelles des sites de e-commerce ou des moteurs de recherche tels que Google et Bing. La fonction Suggestions permet à l’utilisateur d’obtenir des résultats associés aux lettres ou aux chiffres saisis sans même que le mot ou le code de produit ne soit complet..

Cette fonction permet de gagner du temps et s’avère particulièrement utile pour les utilisateurs occasionnels ou les nouveaux utilisateurs. Même si ces derniers ne disposent pas de l’information au bout des doigts, le moteur de recherche leur permettra d’atteindre leur destination sans difficulté et sans perdre de temps. Plus besoin de noter une liste de codes ou de connaître la terminologie exacte d’un produit : la recherche s’effectue sans effort grâce aux associations exécutées dans le moteur de recherche.

Une recherche peut aussi être lancée en utilisant des filtres tels que :

• Description
• Classification
• Fournisseur
• Manufacturier

9. Graphique illustrant la consommation des produits

Un graphique de consommation est aussi disponible pour faciliter la comparaison de consommation par période financière et déterminer si un produit affiche un degré de saisonnalité.

Le graphique de consommation de produit affiche les tendances de consommation par période financière.

10. Commandes et réceptions simplifiées pour les produits OptiLab

Tel que mentionné plus tôt, l’application Réception Réquisition Web a d’abord été conçue pour répondre aux critères de la démarche OptiLab. Pour simplifier les commandes et les réceptions des services de biologie médicale, les laboratoires serveurs peuvent désormais exposer une sélection de produits aux établissements satellites via la création de sites sécurisés.

Ces sites sécurisés sont entièrement paramétrables aux besoins spécifiques des établissements satellites et offrent aux usagers externes un accès en temps réel à l’inventaire du laboratoire serveur. Ce dernier peut ne rendre visible qu’une sélection limitée de produits, ou créer des modèles de réquisitions propres à chaque site sécurisé.

L’accès aux sites sécurisés est contrôlé par le laboratoire serveur. La mise en place d’une telle initiative a pour but d’éliminer un nombre important de manipulations entre les établissements, d’accélérer l’échange de matériel et d’assurer la juste comptabilisation des achats. La solution est flexible, simple à déployer et ne nécessite aucune maintenance.

L’outil permet aux magasiniers des établissements satellites d’effectuer le traitement simplifié des réceptions pour les commandes d’achats directs livrées à l’établissement satellite.

Le futur de la santé numérique avec Logibec

Logibec mobilise des centaines d’employés et opère actuellement, en collaboration avec plusieurs établissements de santé du Québec, une transition numérique d’envergure. L’an dernier, Logibec s'est doté d'un plan d'investissement de 150 M$ sur cinq ans afin d’offrir aux travailleurs du réseau des solutions plus performantes et plus ancrées dans la réalité d’aujourd’hui. Explorez le nouveau module Réception Réquisition Web pour en savoir plus.